Die Zukunft des digitalen Rechnungswesen.
Rechnungen und Bestellungen digital verwalten mit Caspar
Rechnungen und Bestellungen digital verwalten gehört zu den größten Herausforderungen im Unternehmensalltag. Mit Caspar wird dieser Prozess einfach, transparent und automatisiert gelöst.
Die Casper Software automatisiert alle Abläufe rund um Einkauf und Buchhaltung. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und schaffen mehr Transparenz im gesamten Prozess. Caspar ist die ideale Programm für Unternehmen, die ihre administrativen Aufgaben digitalisieren möchten, ohne eine komplizierte IT-Struktur aufzubauen. Die Installation und Einrichtung erfolgen schnell und unkompliziert. In der Regel ist Caspar innerhalb von vier bis acht Wochen vollständig einsatzbereit. Auch die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter dauert nicht lange, da die Anwendung übersichtlich aufgebaut und leicht verständlich ist. So können Sie Ihre Prozesse in kürzester Zeit digital abbilden und sofort von den Vorteilen profitieren.
Caspar InsightSpend – digitale Fachkraft für Einkauf und Rechnungen
Caspar automatisiert den gesamten Rechnungseingang – einfacher, schneller, effizienter. Von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung sorgt die Lösung für Transparenz und Sicherheit in jedem Prozessschritt. Mit dem Analysemodul InsightSpend erhalten Unternehmen zusätzlich einen klaren Blick auf Kosten, Preise und Liquidität in Echtzeit. Gemeinsam mit S&F zeigt Caspar, wie digitale Fachkräfte Prozesse verschlanken, Einkaufsstrategien optimieren und Sicherheit im gesamten Unternehmenszyklus schaffen: weniger Aufwand, mehr Kontrolle und spürbare Einsparungen.
Schnellübersicht:
- Automatisiert den gesamten Rechnungs- und Einkaufsprozess
- Belegverwaltung von der Erfassung bis zur Archivierung
- Automatische Rechnungsprüfung und Freigabeworkflows
- Integration in bestehende Finanz- und ERP-Systeme
- Echtzeit-Transparenz über Belege, Budgets und Freigaben
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
- Schnelle Installation und Einarbeitung (4–8 Wochen)
Einsatzbereiche:
- Gastronomen und Hoteliers
- Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister
- Franchisegeber und Systemzentralen
- Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen
- Mittelständische Betriebe mit mehreren Standorten
Einfach. Schnell. Sicher.
Rechnungen und Bestellungen digital verwalten mit Caspar
Papier, E-Mails und Excel:
So sieht der Alltag oft aus
In vielen Unternehmen läuft die Belegverwaltung noch manuell. Rechnungen kommen per Post, werden gescannt, geprüft und weitergeleitet. Bestellungen werden in Excel-Tabellen oder Notizbüchern festgehalten. Dadurch entstehen Fehler, Doppelarbeit und fehlende Nachvollziehbarkeit. Wenn Mitarbeiter im Urlaub sind oder Dokumente verloren gehen, stockt der gesamte Prozess. Caspar wurde genau dafür entwickelt: um diese Arbeitsschritte zu automatisieren und alle Daten digital und sicher an einem Ort zu bündeln.
Caspar macht Schluss mit Zettelchaos und doppelter Arbeit
Mit Caspar werden Belege automatisch erfasst, geprüft und digital archiviert. Das System liest Rechnungsdaten wie Beträge, Lieferanten oder Kostenstellen aus und ordnet sie direkt zu. Auch Bestellungen lassen sich zentral erfassen, freigeben und nachverfolgen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Posten, Bestellungen und Zahlungsläufe. Caspar sorgt dafür, dass Sie weniger Zeit mit Papierkram verbringen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
- Automatische Erkennung und Prüfung von Rechnungen
- Digitale Erfassung und Nachverfolgung von Bestellungen
- Klare Freigabeprozesse mit Zugriff für alle Verantwortlichen
- Zentral gespeicherte Daten für mehr Transparenz
- Weniger Aufwand und geringere Kosten in der Buchhaltung
In 4–8 Wochen digital startklar. Einfach, schnell, verständlich. Ohne IT-Kauderwelsch.
Einfache Anwendung, in wenigen Wochen startklar
Caspar ist so konzipiert, dass Sie keine komplizierte IT-Umstellung brauchen. Die Einrichtung, Schulung und Integration dauern in der Regel nur vier bis acht Wochen. Danach läuft Ihr Rechnungs- und Bestellprozess vollständig digital – ohne Papierchaos, Excel-Tabellen oder endlose Abstimmungen.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche finden sich Mitarbeitende schnell zurecht, auch ohne technisches Vorwissen. Schulungen sind kurz, der Einstieg leicht und die Ergebnisse sofort sichtbar: weniger Aufwand, schnellere Freigaben und volle Transparenz im gesamten Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.
Caspar für Steuerberater
Steuerberater profitieren besonders von Caspar, weil sie täglich mit einer Vielzahl an Eingangsrechnungen ihrer Mandanten arbeiten. Caspar hilft dabei, diese Belege digital zu sammeln, zu prüfen und sicher abzulegen. Alle Rechnungen lassen sich automatisch erfassen und nach Mandant, Zeitraum oder Kostenstelle sortieren. Das spart Zeit bei der Vorbereitung der Buchhaltung und reduziert Rückfragen zwischen Kanzlei und Mandanten erheblich. Caspar ist außerdem kompatibel mit gängigen Systemen wie DATEV und kann Daten automatisch übergeben. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten und das Risiko von Fehlern sinkt deutlich. Steuerberater gewinnen so mehr Überblick und können ihren Mandanten einen modernen, digitalen Service anbieten, der echten Mehrwert schafft.
Caspar für Franchisegeber
Franchisegeber stehen oft vor der Herausforderung, Abläufe in allen Standorten einheitlich zu gestalten. Caspar unterstützt dabei, indem es für alle Partner dieselben digitalen Prozesse ermöglicht. Rechnungen, Bestellungen und Freigaben werden systemweit nach klaren Regeln abgewickelt. So entsteht Transparenz und einheitliche Qualität in der Verwaltung. Durch Caspar behalten Zentrale und Partner den Überblick über Kosten, offene Belege und Freigaben. Franchisegeber können die Lösung als zentralen Standard einsetzen oder ihren Partnern als Teil des Franchise-Pakets anbieten. Das stärkt die Zusammenarbeit, spart Zeit und sorgt für reibungslose Abläufe in allen Betrieben, von der Systemzentrale bis zur einzelnen Filiale.
CASPAR INVOICE
Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen
Rechnungsstatus in Echtzeit
Schnittstellen zu Finanz- und ERP-Systemen
Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen
- Digitale Freigaben mit klaren Workflows
- Team-Zusammenarbeit
- Intuitive Oberfläche für schnelle Einarbeitung
- Deutliche Reduzierung manueller Aufgaben
- Automatische Datenerkennung
- Echtzeitstatus aller Rechnungen
- Weniger Papier, weniger Aufwand
- Basis-Reporting
- Standard-Schnittstellen
CASPAR ORDER
Vollständige Automatisierung des Beschaffungsprozesses
Echtzeit-Überblick über Bestellungen und Lagerbestände
Integration in ERP- und Einkaufssysteme
Speicherung aller Bestelldaten und Lieferanteninformationen
Automatische Bestellfreigaben nach Bedarf
Zugriff für Einkauf & Lagerverwaltung
Übersichtliche Bestellverwaltung
Schnellere Bestellzyklen
Bedarfsgesteuerte Bestellungen
Live-Überblick über Lieferanten & Bestände
Effizientere Lieferketten
- Bedarfsauswertungen
- Standard-Schnittstellen
CASPAR ONE FLOW
Kombination aus beiden Prozessen, inkl. Workflow-Steuerung
Echtzeit-Überblick über Bestellungen und Lagerbestände
Einkaufssysteme Zentrale Plattform für alle Schnittstellen
Zentrale, revisionssichere Datenbasis
Zentrale Steuerung aller Freigaben
Übergreifender Zugriff für alle Abteilungen
Einheitliches Dashboard für alle Prozesse
- Gesamtprozess automatisiert
- Einheitliche Datenlogik
- Durchgängige Transparenz über alle Workflows
- Maximale Prozessoptimierung
- Verbindet alle Caspar-Module
- Gesamtcontrolling & Dashboards
- Ideal für Franchise- oder Systembetriebe
- Individuell anpassbar
Es gibt viele gute Gründe für caspar. Hier das wichtigste Zusammengefasst:
caspar INVOICE automatisiert den gesamten Kreditorenprozess und bietet Unternehmen die Möglichkeit, alle Schritte von der Erfassung über die Validierung bis zur Zahlung und Archivierung vollständig digital abzuwickeln. Das System verarbeitet sämtliche zugelassenen Rechnungsformate (Papier, EDI, XRechnung) und erlaubt den Rechnungseingang über verschiedene Übertragungswege, was den gesamten Prozess erheblich vereinfacht und standardisiert.
Die gesamte Prozesskette bleibt transparent und nachverfolgbar. Unternehmen können in Echtzeit den Status aller Rechnungen überwachen, was eine verbesserte Kontrolle und Planung ermöglicht. Durch den Einsatz einer privaten Cloud ist das System jederzeit und von überall verfügbar, ohne dass zusätzliche Hardware oder Software angeschafft werden muss. Diese Cloud-Lösung wird in Deutschland gehostet, was den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien entspricht und zusätzliche Sicherheit bietet.
Die detaillierte Datenerfassung auf Artikelebene bietet genaue Einblicke in den Warenfluss und ermöglicht eine präzise Kostenkontrolle. Die Preiskontrollmechanismen helfen dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Lieferantenrechnungen genau zu überprüfen. Zusätzlich bietet caspar INVOICE artikelgenaue Lieferantenstatistiken, die eine detaillierte Analyse der Lieferantenleistung ermöglichen und als Basis für Verhandlungen dienen können.
Ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS) sorgt dafür, dass alle Rechnungen und zugehörigen Dokumente zentral und sicher gespeichert werden. Darüber hinaus bietet das Formularmanagement eine einfache Erstellung und Verwaltung von standardisierten Formularen, die den täglichen Verwaltungsaufwand reduzieren.
Da caspar INVOICE in einer privaten Cloud gehostet wird, müssen Unternehmen nicht in teure Hardware oder Software investieren. Es entstehen keine Wartungs- oder Pflegekosten, da das System stets auf dem neuesten Stand gehalten wird. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass alle angebundenen Schnittstellen zu ERP-, Buchhaltungs- und Banking-Systemen kontinuierlich aktualisiert werden.
Durch die Automatisierung und Standardisierung der Prozesse können Rechnungen schneller bearbeitet werden, was kürzere Durchlaufzeiten und eine bessere Nutzung von Skonti ermöglicht. Dies führt zu einer optimierten Liquiditätsplanung, da Unternehmen jederzeit über den genauen Stand ihrer Verbindlichkeiten informiert sind.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungseingangs und der Kreditorenbuchhaltung entlastet caspar INVOICE Unternehmen von zeitintensiven Routineaufgaben. Die gewonnene Zeit und die eingesparten Ressourcen können auf das Kerngeschäft konzentriert werden.
Alle Bearbeitungsschritte werden revisionssicher aufgezeichnet, um die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften zu gewährleisten. So ist das Unternehmen immer auf der sicheren Seite, was gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen betrifft.
Mit caspar ORDER automatisieren Sie den gesamten Bestell- und Beschaffungsprozess. Durch die Anbindung an über 170.000 Lieferanten und Millionen von Artikeldaten sowie der Multi-Mandantenfähigkeit ist es ideal für Franchisegeber und Unternehmen mit mehreren Standorten. Transparenz in der Lieferkette, artikelgenaue Statistiken und Preiskontrollen sorgen für Effizienz und Prozessoptimierung. Der Wegfall manueller Arbeitsschritte ermöglicht erhebliche Einsparungen bei Zeit und Kosten.
Hauptmerkmale:
- Vollautomatisierte Bestellabwicklung und Lieferantenverwaltung
- Transparente Lieferantenstatistiken und Preisoptimierung
- Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme
- Bedarfsgerechte Skalierbarkeit und Prozessautomatisierung
caspar INSIGHTS BI liefert Echtzeit-Analysen und maßgeschneiderte Berichte, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, die tief in Ihre Lieferanten- und Bestellprozesse blicken, können Sie Trends erkennen und Ihre Strategien entsprechend anpassen. Perfekt für Franchisegeber und Unternehmen, die mehrere Standorte zentral steuern.
Hauptmerkmale:
- Echtzeit-Analysen und detaillierte Berichte
- Integration in bestehende Systeme zur Erfassung und Auswertung von Geschäftsdaten
- Artikelgenaue Statistiken und Preiskontrollmechanismen
- Maßgeschneiderte Dashboards für fundierte Entscheidungen
Alle caspar-Lösungen bieten ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit durch Prozessoptimierung und Einsparpotenziale. Dank cloud-basierter, wartungsfreier Systeme profitieren Unternehmen von ständiger Verfügbarkeit, Sicherheit und fortlaufenden Updates.
Der Rechnungsempfang wird zentral gesteuert, um sämtliche Formate (Papier, EDI, XRechnung) zu verarbeiten und validieren. Dies geschieht entweder zentral oder dezentral, je nach Bedarf des Unternehmens. Die automatische Datenerfassung auf Artikelebene ermöglicht eine genaue Validierung und Zuordnung der Rechnungen zu den entsprechenden Geschäftsvorgängen. Zudem wird die Preiskontrolle effizient überwacht, sodass Fehleingaben vermieden werden.
caspar INVOICE verarbeitet alle gängigen Rechnungsformate, einschließlich Papier, EDI, ZUGFeRD und XRechnung. Dies sorgt für maximale Flexibilität, da das System an verschiedene Übertragungswege wie E-Mail, FTP oder EDI-Systeme angebunden werden kann. Diese Vielseitigkeit gewährleistet, dass alle Rechnungen unabhängig vom Übertragungsweg digitalisiert und in die Prozesse integriert werden können.
Alle Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv gespeichert, das umfangreiche Auswertungsfunktionen bietet. Das Archiv ermöglicht nicht nur eine schnelle und einfache Suche nach alten Dokumenten, sondern auch die Erstellung von Berichten und Analysen, die für die Optimierung der Geschäftsprozesse genutzt werden können.
caspar INVOICE eliminiert Medienbrüche vollständig, indem es Rechnungen digitalisiert und alle Schritte vom Empfang bis zur Archivierung elektronisch abbildet. Das sorgt für eine Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse, was Fehlerquellen minimiert und die Effizienz steigert.
Neben der klassischen Rechnungsbearbeitung bietet caspar INVOICE auch die Möglichkeit, Auslagen und Reisekosten abzurechnen. Dies erleichtert Unternehmen die Verwaltung von Ausgaben, die nicht direkt durch Lieferantenrechnungen gedeckt sind, und sorgt für eine konsolidierte Verwaltung aller Kosten.
Das System bietet einen digitalen Aktenschrank, in dem alle Rechnungen revisionssicher gespeichert sind und schnell abgerufen werden können. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Dokumente und sorgt für eine hohe Effizienz in der Verwaltung.
caspar INVOICE ermöglicht die Festlegung betriebsübergreifender Kontierungsstandards auf Artikelebene, was die Rechnungsverarbeitung und die Zuordnung von Kostenstellen standardisiert und vereinfacht.
Das System wird ständig mit neuen Funktionen und Schnittstellen-Updates erweitert, um sicherzustellen, dass alle Prozesse kontinuierlich optimiert und automatisiert werden können. Die Anbindung an über 200 externe Systeme, darunter ERP-, Buchhaltungs-, SAP- und Banking-Systeme, bietet zusätzliche Möglichkeiten für Prozessautomatisierung.
Diese detaillierte Beschreibung zeigt die umfangreichen Funktionen von caspar INVOICE auf, die Unternehmen eine vollständige Automatisierung und Optimierung ihres Kreditorenprozesses ermöglichen.
caspar CONNECT bietet eine zentrale Schnittstelle, um ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsysteme nahtlos zu verbinden. Durch die Integration mit über 200 externen Anwendungen ermöglicht caspar CONNECT einen reibungslosen Datentransfer und automatisierte Prozesse. Es ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Datenströme vereinheitlichen und ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten.
Hauptmerkmale:
- Nahtlose Integration in über 200 Systeme und Anwendungen
- Automatisierter Datenaustausch für mehr Effizienz
- Kontinuierliche Updates und Anbindungen für ständige Aktualität
- Multi-Mandantenfähig und bedarfsgerecht skalierbar
Schluss mit Papierkram. Zeit für das Wesentliche.
Caspar nimmt Ihnen die Arbeit ab, die niemand gerne macht. Rechnungen, Bestellungen und Freigaben laufen endlich digital und automatisch. So bleibt mehr Zeit für das, was Ihr Unternehmen wirklich voranbringt.
